Bupati Hendy : Pengarsipan Dokumen di Sekwan Kalau Bisa Beralih ke Digitalisasi

"Perawatannya (Hardcopy dokumen - red) juga akan sulit. Maka mungkin dari sini kami bisa melihat segalanya. Sekwan dan seluruh OPD yang lain pun juga harus sudah penataan pengarsipan. Penataan dokumen harus sudah digitalisasi sedikit demi sedikit," ucap Hendy

Bupati Hendy : Pengarsipan Dokumen di Sekwan Kalau Bisa Beralih ke Digitalisasi
Bupati Jember, Hendy Siswanto memberikan keterangan pers kepada awak media. (Foto : Sutrisno/Narasinews.id)

Narasinews.id, JEMBER - Bupati Jember, Hendy Siswanto, menyarankan agar pengarsipan dokumen di Sekretariat Dewan (Sekwan) pada DPRD Jember dilakukan secara digital. Hal itu karena ruang arsip di Sekwan terlihat sudah tidak memadai untuk menampung berbagai dokumen yang saat ini masih berbentuk hardcopy.

"Perawatannya (Hardcopy dokumen - red) juga akan sulit. Maka mungkin dari sini kami bisa melihat segalanya. Sekwan dan seluruh OPD yang lain pun juga harus sudah penataan pengarsipan. Penataan dokumen harus sudah digitalisasi sedikit demi sedikit," ucap Hendy saat anjangsana ke Gedung DPRD Jember, Kamis (27/4/2023). 

Hendy menilai, arsip dokumen berupa hardcopy tentu bisa menghabiskan tempat yang cukup banyak, sehingga menjadi biang masalah yang harus segera diatasi.

Sedangkan digitalisasi yang tidak butuh banyak ruang dan cukup menambah beberapa perangkat saja, tentu bisa menjadi solusi untuk mengatasi masalah tersebut.

Kendati demikian, Hendy tetap menyadari bahwa untuk beralih dari hardcopy dokumen menjadi digitalisasi tentu perlu waktu maupun anggaran yang cukup.

Oleh karena itu, untuk sementara ia menyarankan agar ruang arsip yang ada lebih dimaksimalkan lagi dengan melakukan penataan kembali, supaya dokumen hardcopy yang membeludak bisa teratasi dengan baik.

"Di Sekwan memang ada beberapa yang harus ditata lebih rapi lagi di bagian Sekwan, ya. Penataan di belakang ini. Ada dokumen-dokumen yang sangat penting sekali," ungkap Hendy.

Sementara di tempat yang sama, Sekwan Sutiyoso, membenarkan bahwa kondisi ruangan arsip memang sudah cukup sempit. "Kita sudah menggunakan 2 lantai, lantai dua dan lantai tiga. Namun kondisinya terpetak-petak alias sempit," ujarnya.

Seusai kegiatan anjangsana ini, Sutiyoso berencana bakal melakukan evaluasi bersama para dewan yang lain, untuk membahas terkait penataan kembali ruang arsip sebagaimana saran dari Bupati Hendy. "Kita menata ruangan yang mungkin bisa digunakan untuk menyimpan berkas dan sebagainya, biar tidak kocar-kacir di meja," pungkas Sutiyoso. (*) 

*Reporter : Sutrisno